E aí, galera! Depois que vocês leram o Guia – Como montar uma comissão de formatura e entenderam muito bem o processo, agora vocês precisam entender como é planejar e executar uma formatura. Por isso hoje, a gente veio contar pra vocês tudo que rola atrás das cortinas!

  1. O primeiro passo!

Assim que uma comissão entra em contato com a empresa de formaturas, o planejamento já tá rolando. É feito toda uma adequação para que a festa se torne um projeto super característico e desejado pela turma e, claro, cabendo no orçamento planejado.

O projeto orçamentário é montado levando tudo em conta, depois serão realizadas reuniões para descrever os itens necessários para planejar o evento. Ah, e a comissão tem todo um suporte durante a etapa do projeto também.

  1. O contrato do buffet.

A agência responsável pela formatura apresenta e ajuda a comissão a escolher o melhor buffet. A comissão é convidada para degustação e escolha dos pratos que serão servidos tanto no jantar quanto no baile. Nessa etapa são apresentados diversos tipos de pratos e sabores, então a comissão define exatamente o que quer.

Há todo um acompanhamento para que no dia do evento tudo seja servido conforme as escolhas da comissão. É a empresa que deve conferir o contrato, o cardápio e garantido que todas as expectativas sejam atendidas.

  1. As famigeradas atrações!

Atração é atração, e uma das coisas mais importantes da festa! A empresa apresenta diversas atrações que combine com o que a turma quer e também que caiba no orçamento. Na hora da escolha, o que deve ser levado em consideração é o perfil dos formandos, então, antes de apresentar as opções, é verificado a data das atrações e os gostos da comissão. Quando rola atração extra e/ou nacional, o ideal é elaborar com a turma um briefing quanto ao estilo musical e opções de atrações que são preferência da maioria, aí então se encaixar no orçamento, rola a contratação.  

  1. Decoração e espaços temáticos!

A empresa responsável pela formatura tem que sempre levar em consideração as características da turma para que a decoração fique como o pessoal deseja. Para isso, é feito um briefing do que é esperado pela comissão e assim eles podem também dar ideias e mostrar fotos do que querem e do que gostam.

O briefing recolhido é passado para o decorador responsável pelo projeto e elaborado. Essa etapa acontece um ano antes do evento e é fundamental que a comissão também participe junto a turma no projeto de decoração, assim irá agradar a todos.

Algumas turmas podem optar por uma decoração mais rústica e outras com um clima mais clássico e sofisticado.

Mas e os espaços temáticos? Esses são demais! A escolha dos espaços é feita por meio do briefing da turma também.

  1. O tão esperado bar!

O primeiro passo é montar o projeto do bar, tudo que ele irá conter de acordo com o que a turma quer. Há vários tipos de bares que podem ser ofertados. As bebidas são escolhidas de acordo com o estilo dos formandos, por exemplo, alguns podem querer whisky e outros já não fazem tanta questão, mas preferem vodka.

Além dessas bebidas, o bar também pode ser composto por cachaça e saquê para as caipirinhas!

  1. Como é a organização da festa?

Cada formando tem uma características e é por meio dela que o salão do baile e jantar é escolhido. Logo na etapa comercial é montado o projeto de acordo com a escolha da turma, isso inclui as expectativas em relação a capacidade de público esperado tanto para a janta quanto para o baile. Além disso, deve ser analisado a disponibilidade da data e do espaço, e levado em conta os itens que a turma possui, como espaço temático e bar, por exemplo.

Para organizar a festa, a empresa estuda a viabilidade do local, se está de acordo com tamanho, capacidade e conforto, além de seguir as normas de segurança.

  1. No dia do evento, como funciona a staff?

A organização é muito importante para a realização da festa. Ela é composta por mestre de cerimônia, seguranças, brigadistas, equipe de limpeza, carregadores, entre outras diversas funções importantes e específicas que contribuem para que o evento seja um sucesso. É responsabilidade da organização escolher e zela pela qualidade da equipe onde irá realizar o trabalho de maneira a seguir as orientações.

  1. A estrutura de som e luz.

Essa estrutura é composta por luz cênica, pista de dança, projeção das imagens e som do evento. A luz cênica dos eventos é montada de acordo com o projeto de decoração – por isso é importante tê-la no projeto – , ainda na etapa de escolha do projeto de decoração. É definido assim alguns pontos estratégicos para a luz cênica e a escolha da cor da luz tem que estar harmônica com as cores da decoração, fazendo-a realçar ainda mais.

A pista de dança pode ser composta por globos, moving heads, movings beans e lases.

Ufa! Quanta coisa. Com certeza o pessoal que organiza as formaturas tem um trabalhão no processo do projeto. Ah, é bom lembrar que todos esses tópicos acima são de extrema importância harmônica no evento, pois são eles que, bem organizados, trarão para o formando satisfação e a expectativa alcançadas, e talvez até superadas.

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